课程: 项目管理基础知识：沟通
确定要纳入报告的信息
罗马人将紫色视为财富象征。 紫色服装用昂贵且不易找的小蜗牛制作而成。 紫色独特而罕见。 罗马诗人贺拉斯批评长篇大论的作家， 说他们就像那些把紫色布片缝进衣服里的人。 他们试图用华丽的语言让文章听来有思想。 这种繁复的措辞被称为“紫文”。 2000 年后，我们还能看到很多“紫文”。 在项目报告中很常见。 许多报告都使用“紫文”把平凡描述成不凡。 有些人会不自觉地写出“紫文”， 但这种报告令人费解。 如果读者不明白你的意思， 就等于没读过报告。 所以报告应该要简洁、明了。 好报告只需传达读者需要知道的内容。 有时“紫文”被用来掩盖令人质疑的想法。 许多项目经理认为，如果想法听起来有价值、 有思想，利益相关者可能会接受。 我来读一段真实报告中的段落。 “由于错失了正确使用业务需求文档的机会， 业务分析团队建议部分缩减 或减少开发团队的工作量， 这样时间会延长到下季度， 实现成本节约和可能的计划调整” 如果用简洁的措词，就是“为降低成本， 我们建议团队将软件开发延长到下个季度”。 这份报告建议开发人员放慢速度，可以省钱。 对项目经理来说，这想法惹人质疑， 因为耗时长的项目大多会超出预算。 下面的方法可以避免报告中出现“紫文”。 首先，用最少的语言完成必要的沟通。 其次，注意动词。 我们希望“利用”、确保“优先处理”， 或者这就是我们“完成”的方式。 这些动词会让句子变复杂。 比较这两句话：“如果我们优先考虑这一点， 会有更好的结果”和“这是重中之重”。 前者只会让句子令人困惑。 还要避免在报告中使用被动语态。 它把句子的宾语作为句子的主语。 不说“项目经理撰写了报告”，而是说 “这个报告由项目经理撰写”。 听起来没有具体的负责人， 通常在报告中用来模糊概念。 比较这两句话：“如果符合时间表， 项目可以进入下一阶段”、 “如果我们的团队按时完成， 我们将进入下一阶段” 第一句话听起来像在谈天气， 如果天气晴朗，我们就去散步。 没有传达出团队对进度负责的概念。 最后，不要害怕使用列表符号。 报告应该用最少的语言完成必要的沟通。 列表符号就能起这作用。 忙碌的利益相关者最喜欢列表符号。 有些项目不是凭借报告语言得到资金， 而是凭借简短的列表符号得到资金。 好的报告开头是一段清晰的陈述， 然后是一系列简短的列表符号。 列表符号用来传达统计数据、想法和假设。 假设有一份数据库迁移的项目报告， 开头是这样的：“这项目将现有服务器上 旧的患者数据迁移到新设备上。” 后面是几个列表符号： 1. 数据库迁移到受支持的设备上， 可以提高正常运行时间。 2. 迁移之后我们运行更多服务器， 可以提高性能。 千万不要用列表符号来夸大描述， 而是要实事求是，清楚地描述好处。 不要这样说， 1. 这次迁移将帮助公司走在前沿。 或者 2. 技术对我们的企业很重要， 所以我们要充分利用。 这些列表符号不能传达必要信息。 如果你用列表符号只是为了填补空间， 读者很可能会忽略报告内容。
下载课程离线学习
下载课程到移动设备，轻松离线学习。在领英学习 iOS 或安卓版 APP 下载课程